Evaluación de la Conformidad: Procedimiento, calidad y seguridad

En este blog hablaremos sobre la evaluación de la conformidad, para poder entender su procedimiento y la función que desempeña una unidad de inspección. La inspección es realizada por organismos de evaluación de la conformidad, es crucial para garantizar el control de calidad de un producto.

Este proceso incluye el etiquetado de productos, análisis de calidad y verificación de que los productos cumplan con los estándares establecidos.

Una lista de inspección es el instrumento en donde el inspector evalúa punto por punto la conformidad de un producto con la norma en la que se está evaluando, esencial para diversas industrias y empresas.

La Norma Mexicana 17020 (NMX-EC-17020-IMNC-2014) establece los requisitos obligatorios, recomendados y opcionales que debe tener un Sistema de Gestión de Calidad para Unidades de Inspección.

Además, el Dictamen y Constancia son documentos indispensables para demostrar el cumplimiento del producto evaluado. Asegura que los productos cumplan con las regulaciones nacionales, y que también satisfagan las expectativas de calidad y seguridad del mercado.

Los productores, fabricantes, importadores y comercializadores podrán recurrir a los servicios de UIA´S aprobadas para obtener constancia de conformidad o dictamen de cumplimiento en los que demuestre que cumplen con los requisitos de las normas oficiales mexicanas de información comercial. Dichos documentos tendrán validez ante las autoridades competentes.

Dictamen y constancia

Constancia: es un documento emitido a productores, fabricantes, importadores o comercializadores. Este documento es el resultado de la evaluación de conformidad realizada a una etiqueta y evidencia el cumplimiento o no de los requisitos establecidos en las NOM.

Dictamen: es un documento emitido a importadores como resultado de la evaluación de conformidad realizada a una etiqueta. Este documento evidencia el cumplimiento o incumplimiento de los requisitos establecidos en las NOM.

De esta manera, asegura que los productos cumplan con las regulaciones nacionales, y que también satisfagan las expectativas de calidad y seguridad del mercado.

Ambos documentos son tu seguro para evitar multas por parte de las autoridades como PROFECO o COFEPRIS

¿Qué es la evaluación de la conformidad?

La evaluación de la conformidad es un proceso técnico que permite demostrar que algún producto o servicio cumple con Estándares, Normas Oficiales Mexicanas e incluso con Normas Internacionales. Esta se lleva a cabo mediante pruebas, inspecciones, evaluaciones y muestreo.

Además, tiene como objetivo proteger al consumidor final, fomentar al mercado y dar facilidad al comercio nacional e internacional, corroborando que los productos y servicios sean seguros y de buena calidad.

Aplicación y valoración de la evaluación de la conformidad con base a las normas mexicanas

De acuerdo con el procedimiento de la evaluación de la conformidad existen varios métodos para poder aplicarlo. Al igual que varias etapas a seguir, comenzando desde requerir al fabricante documentos técnicos del producto, y de esta manera identificar los estándares que se necesitan cumplir.

El proceso implica una inspección de los productos por un inspector acreditado que labore con una unidad de inspección acreditada ante una entidad de acreditación, y después de eso el inspector evalúa en una lista de inspección que estos productos cumplan con los requisitos de la Norma Oficial Mexicana que le corresponda.

Después, el organismo emite un documento llamado Dictamen o Constancia del resultado de la inspección del producto. En caso de un NO CUMPLIMIENTO se deben realizar las correcciones del producto que no cumpla con uno o varios apartados de la NOM en la cual se está evaluando,

Por último, para cuando el producto salga a la venta al mercado sea de confianza, garantizando al consumidor final su calidad porque se llevó a cabo un proceso adecuado de la evaluación de la conformidad.

Procedimiento de inspección administrativo

El procedimiento de evaluación de la conformidad conlleva una serie de pasos. Aquí es donde las Unidades de Inspección toman un papel muy importante para hacer este proceso:

1. Contrato de servicios: se realiza entre la Unidad de Inspección con el cliente. Se deja por escrito las cuestiones legales, cuotas, temas de confidencialidad, vigencia del contrato, etc. Antes de la solicitud de servicios, debe ser firmado por ambas partes.
2. Solicitar servicios: aquí el cliente manda el pedimento, layout y facturas a la Unidad. Con estos 3 documentos el cliente indica qué mercancías pretende cruzar a México. Estas son para etiquetar en territorio nacional y que la Unidad de Inspección haga la inspección en sitio (In Situ)
3. Validación de folios: se validan los folios por Secretaría de Economía y después este organismo apertura la puerta con el SAT y la aduana, Esta validación se hace en un periodo máximo de 1 día y a partir de allí los folios quedan validados para que una vez ya pagados puedas hacer el desaduanamiento de mercancías. Si la Solicitud de Servicios se ingresa antes de la 1:00 pm los Folios quedan validados ese mismo día, si se hace después de las 12:00 pm los Folios quedarán activos hasta el siguiente día hábil.
4. Pago de pedimento: el pedimento ya debe estar pagado y hay desaduanamiento de la mercancía. Esta fecha es muy importante porque a partir de esta fecha el cliente cuenta con 30 días para cumplir con el etiquetado en territorio nacional y la unidad de inspección cuenta con 10 días para informar sobre el resultado de la inspección realizada.
5. Solicitud para agendar visita: hay una solicitud por parte del cliente y se hace para agendar con la Unidad de Inspección

Procedimiento de inspección física

1. Asignación de inspector: se asigna un inspector a la empresa que lo solicito para revisar las mercancías
2. Preparación para la visita:
   • Primera parte: el inspector pide información documental técnica, la planificación de la inspección, el pedimento y las facturas y también:
     • Listas de inspección,
     • Equipo de medición
     • Actas de inspección
     • Equipo para toma de evidencias (celular, cámara, etc.)
     • Algunos otros documentos de referencia como NOM´S auxiliares, leyes o reglamentos.
   • Segunda parte. Preparación física, equipo de seguridad (casco, botas, chaleco), identificación oficial como inspector, permisos de ingresos con el cliente, lugar de la inspección para posteriormente saber el método de transporte, el tiempo y la forma para llegar a ese lugar.
3. Se hace la inspección: el inspector realiza la inspección de las mercancías, documenta los resultados y formaliza el proceso con actas de inspección.
4. Generación de dictamen: Una vez terminada la inspección y la información resguardada, el gerente técnico aprueba la emisión del dictamen de inspección o negación.
5. Se transmite la información a SE: La Unidad de Inspección envía el Lay-Out 2 a Secretaría de Economía para informar el cierre de la Inspección, ya sea, si se llevó a cabo y cumplió, o si se llevó a cabo y no cumplió.
   • La Unidad de Inspección cuenta con 40 días naturales contados a partir del día siguiente al despacho aduanero de las mercancías.
   • Debe notificar a Secretaría de Economía la confirmación de la inspección de cumplimiento o no cumplimiento. Está de acuerdo con la Norma Oficial Mexicana de conformidad con el apartado 2.4.8 de ACUERDO por el que la Secretaría de Economía emite Reglas y criterios de carácter general en materia de comercio exterior.

¿Por qué me conviene y cómo se si necesito la evaluación de la conformidad?

Al llevar a cabo este proceso de evaluación de la conformidad es bastante conveniente porque ayuda al productor a brindarle la confianza a proveedores y consumidores, para así poder tener una buena posición de valor en el mercado. Además de que da certeza que tienen alta calidad y da cierto tipo de ventajas como, por ejemplo:

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¿Qué relación hay entre una Unidad de Inspección y la evaluación de la conformidad?

Las Unidades de Inspección tienen que ir de la mano con las políticas y el procedimiento para la evaluación de la calidad, porque no coexisten sin el otro y es de gran ayuda. Este proceso es una herramienta primordial para decirles a los clientes que su producto cumple con los requisitos.

Esto es porque ayuda asegurando los procesos internos de calidad. Y la evaluación de la calidad no puede llevarse a cabo si no es realizada por alguien que este acreditado por algún organismo de evaluación para que sea validado.

Publicación de los resultados de la evaluación de la conformidad

Los resultados que se obtienen por medio de la evaluación de la conformidad se presentan a través de un certificado de conformidad de algún producto plasmada en la lista de inspección donde ya hay un registro previo. Este se obtiene después de que todo el proceso fuera correcto o si fuera el caso se expide un dictamen el cliente lo necesita

Ley Federal sobre Metrología y Normalización (LFMN)

El reglamento de la Ley Federal sobre Metrología y Normalización sigue aún vigente, en la cual dice como hacer y llevar a cabo las evaluaciones, además que respalda a las entidades de inspección acreditadas, y a los organismos de evaluación de la conformidad. También prevé que las empresas e industrias lleven a cabo la función de llevar este proceso de evaluación mediante las normas.

Sin embargo, tiene una relación muy estrecha tanto con las Unidades de Acreditación y con el procedimiento de la Evaluación de la conformidad, debido a que:

• Establece y especifica los requisitos y procedimientos.
• Asegura que las UIA´s estén capacitadas para llevar a cabo sus actividades de manera parcial.
• Establece las responsabilidades y funciones de las UIA´S, incluyendo la verificación de que productos, procesos y servicios cumplen con las NOM y otras regulaciones técnicas.
• Define los procedimientos para la Evaluación de la Conformidad.
• Promueve una competencia justa entre las empresas, asegurando que todas cumplan con las mismas normas y regulaciones.

Organismos autorizados para la evaluación de la conformidad

En México, las entidades encargadas de llevar a cabo la Evaluación de la conformidad son las Unidades de inspección Acreditada (UIA´S), Organismos de certificación y laboratorios de prueba y calibración. Para lo cual todos ellos están acreditados por una Entidad de Acreditación Mexicana.

En estas entidades son responsables de evaluar y certificar que los productos cumplen con las NOM aplicables, proporcionando así confianza tanto a los consumidores como a fabricantes y proveedores.

Empresas o negocios pueden aplicar la evaluación de la conformidad

La evaluación de la conformidad es relevante para cualquier empresa o negocio que necesite demostrar que sus productos, servicios, procesos o sistemas cumplen con las normativas y estándares aplicables para asegurar la calidad, seguridad y eficiencia.

Algunos ejemplos pueden ser:

• Fabricantes
• Importadores o exportadores
• Sector automotriz
• Sector e industria alimentaria
• Sector de salud
• Comercializadores

Normas y estándares relevantes

Para llevar cabo este proceso, se deben tomar ciertos lineamientos establecidos en la Ley de la Infraestructura de la Calidad, y tomando como referencia algunas normas Internacionales:

• ISO 17020 establece lineamientos para un Sistema de Gestión de Calidad aplicado a Unidades de Inspección.
• ISO 22000, Sistemas de Gestión de Inocuidad alimentaria.
• ISO 45000, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• ISO 14001, Sistemas de Gestión Ambiental. 
• ISO 9001, Sistemas de Gestión de Calidad.
• ISO 31000, Gestión de Riesgos.

Y las principales Normas Oficiales Mexicanas son:

• NOM-008-SE-2021 Sistema general de Unidades de Medida.
• NOM-O51-SCFI/SSA1-2010, Especificaciones generales de etiquetado para alimentos y bebidas no alcohólicas preenvasados-Información comercial y sanitaria.

Desafíos de la evaluación de la conformidad

Al no aprobar la evaluación de la conformidad se considera una “No conformidad”, en la cual no cumple algún producto, servicio, o proceso de producción con los estándares de calidad de la norma. Mismo que pueden llevarte a un problema si no se resuelve de manera correcta, ya que trae consigo diversos contratiempos, como lo serian:

• El que se vea la afectada la calidad al final de producir un bien se puede ver reflejado en una mala eficiencia, genera mala reputación y perdida de mercancía.
• Puede generar una pérdida de la gestión del tiempo
• Que los consumidores se quejen por el producto y su calidad
• Multas y sanciones, como monetarias o que suspendan o revoquen el producto del mercado

Al igual en la ISO 9001:2015 en el numeral 10.2, nos habla de que es lo que acciones correctivas debe de realizar la empresa en caso de una no conformidad.

Conclusión

Además, la Ley Federal de Metrología y Normalización (LFMN) y las Normas Oficiales Mexicanas (NOM) son claves en la estandarización técnica y metrológica. La LFMN regula la precisión en mediciones, mientras que las NOM detallan requisitos obligatorios para diversas industrias, asegurando calidad y seguridad. Cumplir con estas normativas fortalece la confianza del consumidor y la competitividad en el mercado global.

Información obtenida de: https://www.gob.mx/conuee/acciones-y-programas/evaluacion-de-la-conformidad-347817#:~:text=La%20Evaluaci%C3%B3n%20de%20la%20Conformidad%2C%2C%20inspecci%C3%B3n%2C%20evaluaci%C3%B3n%20y%20certificaci%C3%B3n. https://www.orozcolab.com.mx/blog/que-es-la-evaluacion-de-la-conformidad#:~:text=Existen%20varios%20m%C3%A9todos%20utilizados%20para,como%20la%20norma%20ISO%2017025. https://www.sydle.com/es/blog/certificacion-iso-648a1047ec7a9103be7f3289